Cynulliad Cenedlaethol Cymru

Gweithredwr yr Ystafell Bost ac Argraffu

Cyflogwr:
Cynulliad Cenedlaethol Cymru
Cyflog:
Cymorth Tîm (£19,314 - £23,013)
Lleoliad:
Cynulliad Cenedlaethol Cymru, Tŷ Hywel, Bae Caerdydd
Dyddiad Cau:
17/09/2019
Termau'r Swydd:
Parhaol
Oriau:
Llawn amser
Cyfeirnod Swydd:

AC-043-19

Disgrifiad:

Gwasanaeth: Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau

Patrwm gwaith: Swydd amser llawn yw hon. Fodd bynnag, ystyrir trefniadau gweithio'n hyblyg, yn amodol ar sicrhau y caiff anghenion y Cynulliad a’i Aelodau eu diwallu.

Mae natur gwaith y gwasanaeth yn ei gwneud yn ofynnol i aelodau'r tîm fod yn hyblyg ac yn fodlon newid oriau gwaith gan efallai y bydd angen gweithio’n gynnar neu’n hwyr ac ar benwythnosau o bryd i’w gilydd. Mae'r tîm yn gweithio ar rota er mwyn darparu gwasanaethau rhwng 7.00 a 18.00 a bydd angen i ddeiliad y swydd rannu'r cyfrifoldeb hwn yn gyfartal ag aelodau eraill y tîm er mwyn sicrhau bod gwasanaethau allweddol yn cael eu darparu i gwsmeriaid.

Cliriad diogelwch: Yn dilyn asesiad, penderfynwyd bod angen fetio diogelwch ar lefel 'CTC' ar gyfer y swydd hon. O ran yr ymgeiswyr nad oes ganddynt gliriad ar y lefel hon ar hyn o bryd, byddent yn cael eu penodi yn amodol ar gwblhau'r fetio diogelwch yn llwyddiannus ar y lefel hon.

Ynglŷn â'r rôl:
Mae'r ystafell bost ac argraffu yn rhan o'r tîm Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau ac maent yn gyfrifol am gefnogi nod y Comisiwn i ddarparu gwasanaeth seneddol o’r radd flaenaf drwy reoli a darparu gwasanaethau cymorth yn effeithiol i Aelodau'r Cynulliad, eu staff, a staff y Comisiwn.

Mae'r ystafell bost ac argraffu yn uned gwasanaethau cymorth cyfunol sy'n gyfrifol am gasglu a danfon yr holl bost/nwyddau yn ddyddiol, a darparu gwasanaeth repograffig llawn i bob adran yn y Cynulliad Cenedlaethol ym Mae Caerdydd.

Bydd deiliaid y swydd yn cynorthwyo tîm prysur i ddarparu ystod lawn o wasanaethau argraffu a gorffen yn ôl y galw, ynghyd â threfnu a danfon post a phecynnu a pharatoi post allanol i'w gasglu.

Cyfrifoldebau craidd:

Tasgau allweddol:

Yr Uned Gopïo

• Ailgyflenwi nwyddau traul bob dydd (arlliw argraffu, papur ac ati) ar gyfer yr argraffwyr/sganwyr/peiriannau ffacs ar draws yr ystâd.
• Cynnal mân waith cynnal a chadw arferol ar gopïwyr.
• Creu, golygu a llunio dogfennau mewn fformat electronig.
• Cynnal system ffeilio electronig ar gyfer dogfennau a argraffir a cheisiadau.
• Darparu gwasanaeth copïo/argraffu lliw llawn a du a gwyn i bob adran ar draws yr ystâd.
• Gwneud galwadau gwasanaeth a’u cofnodi ar gyfer trwsio/cynnal a chadw peiriannau.
• Defnyddio argraffwyr lliw cynhyrchu cyfaint uchel, ystod o argraffwyr unlliw, argraffydd ffotograffig lliw fformat mawr, a’r offer gorffen cysylltiedig gan gynnwys gilotinau, lamineiddwyr, offer creu llyfrynnau, rhwymwr perffaith, offer torri / hollti / crychu ac offerynnau argraffu cynorthwyol eraill ar gyfer gorffen cyhoeddiadau.
• Cyflawni gwaith golygu digidol uwch ar ddogfennau i fodloni gofynion cwsmeriaid.
• Cofnodi gwybodaeth ystadegol am waith argraffu ar daenlenni a chronfeydd data at ddibenion monitro.

Gwasanaethau Post

• Trefnu a dosbarthu’r holl bost mewnol ac allanol sy'n dod i mewn ac yn mynd allan yn unol â'r holl ofynion diogelwch presennol.
• Bod yn gyfrifol am ddosbarthu’r post i’r holl bwyntiau casglu post a’i gasglu o’r pwyntiau hynny.
• Bod yn gyfrifol am recordio a danfon yr holl bost a pharseli sy'n dod i mewn gan ystod o gwmnïau gan gynnwys y Post Brenhinol, Parcelforce, a chludwyr amrywiol.
• Derbyn, cofnodi a danfon nwyddau gan gyflenwyr i gwsmeriaid drwy’r holl ystâd.
• Bod yn gyfrifol am bwyso a ffrancio post sy'n mynd allan, parseli, ac ati.
• Rhoi cyngor ac arweiniad i gwsmeriaid ar yr ystod lawn o wasanaethau post a gynigir.
• Cofnodi gwybodaeth ystadegol am y gwasanaethau post ar daenlenni a chronfeydd data at ddibenion monitro.

Unrhyw ddyletswyddau eraill sy’n gymesur â’r rôl er mwyn cefnogi cyfrifoldebau ehangach y tîm.

 

Sut i wneud cais